體系認證對于企業(yè)來(lái)講如今是一種趨勢，當我們在進(jìn)行體系審核過(guò)程中，難免會(huì )遇到一些常見(jiàn)問(wèn)題。那么當我們在面對這些常見(jiàn)問(wèn)題時(shí)，該采取哪些措施呢？今天就由山東中遠認證的小編為您講一講常見(jiàn)問(wèn)題及應對措施有哪些？

中遠認證

一、比葫蘆畫(huà)瓢、克隆文件

一些企業(yè)在初建體系時(shí)，常常借助咨詢(xún)機構推薦的文件樣本，或者從其他公司借閱的模本，擬訂自己的質(zhì)量文件，這些企業(yè)有的能結合自身實(shí)際，參照別人的文件制訂屬于本公司的文件，經(jīng)反復修改、試行、驗證后執行，這種模式當然無(wú)可厚非；但個(gè)別企業(yè)卻是在有了這些方便條件下，照搬照抄、簡(jiǎn)單克隆，甚至將別人的電子文本簡(jiǎn)單進(jìn)行名稱(chēng)、崗位的“替換”就成了自己的文件，以至于在進(jìn)行其后的培訓貫標時(shí)，文件編制者就不知道一些段落的真正含義，這類(lèi)文件，往往脫離企業(yè)實(shí)際，文件不具操作性、適應性，這樣的體系即便較終通過(guò)了所謂認證審核，對公司的質(zhì)量管理也起不了多少促進(jìn)作用。

應對措施：作為外審員，一旦發(fā)現這類(lèi)問(wèn)題應中止審核，并引導企業(yè)端正認識，認識到體系標準對企業(yè)管理的建設性和突破性，體系文件要全面返工，審核員在此后審核中，要將文件與標準的符合性、貫標培訓過(guò)程材料及培訓效果驗證、文件的實(shí)用性、有效性作為審核重點(diǎn)。

作為企業(yè)內部的審核員，一旦發(fā)現這類(lèi)問(wèn)題，要將這些問(wèn)題作為內審輸出的重點(diǎn)向較高管理者進(jìn)行反映，讓領(lǐng)導意識到公司體系的建立從認識上、方法上、方向上存在偏差，上層領(lǐng)導需予以關(guān)注。

作為公司體系主管部門(mén)，這類(lèi)問(wèn)題是大多數公司建立體系之初較容易出現的問(wèn)題，必須從方法上對各部門(mén)、流程各環(huán)節進(jìn)行引導，確保文件能夠充分體現標準要求、體現管理者訴求、體現質(zhì)量管理的客觀(guān)要求，對作業(yè)指導書(shū)必須體現操作性，必要時(shí)文件編制人員要親自到作業(yè)現場(chǎng)按實(shí)際操作進(jìn)行同步描述，確保文件的可操作性、實(shí)用有效性。

二、硬件不足、得過(guò)且過(guò)

認證標準是對企業(yè)通過(guò)認證的基本要求。企業(yè)認證時(shí)，大型企業(yè)、新型企業(yè)硬件方面的問(wèn)題一般較少，但一些小個(gè)體企業(yè)、原國有改制企業(yè)或者從個(gè)人小作坊轉化而來(lái)的民營(yíng)小企業(yè)，公司因取證、換證或強制性標識資質(zhì)審查時(shí)要符合相關(guān)法規標準要求，而由于從前期規模小、不規范背景下發(fā)展過(guò)來(lái)存在認識上的盲點(diǎn)，因此企業(yè)在發(fā)展中對硬件沒(méi)有做到同步投入，廠(chǎng)房簡(jiǎn)陋，比如做食品的根本沒(méi)有什么一更二更，根本不具備更衣、消毒、溫控、檢測等條件，廠(chǎng)區所處位置不合理，企業(yè)存在的先天不足從根本上限制了進(jìn)一步改造能夠達標的可能性，作為認證機構，必須有企業(yè)可通行認證的底線(xiàn)，有些典型企業(yè)是不能進(jìn)行認證和通過(guò)審核的。

應對措施：對于外審員來(lái)說(shuō)，當企業(yè)不具備硬件條件時(shí)，要分清這類(lèi)企業(yè)是否具備改造的條件，有些工廠(chǎng)在硬件上先天缺陷，比如廠(chǎng)區靠近污染源、廠(chǎng)房格局或建筑材料不具備改造條件，可能這些企業(yè)即便改造從根本上仍達不到認證要求，這種條件下，作為審核員要在第一時(shí)間告知企業(yè)其存在局限性，要及時(shí)做出不宜認證的告知工作。但如果企業(yè)經(jīng)過(guò)一定投入可以進(jìn)行符合性改造，那么作為認證人員可以從技術(shù)上提供某些指導，建議其在咨詢(xún)公司的具體指導下，本著(zhù)投資小、但改造后須滿(mǎn)足質(zhì)量要求的雙重原則，由企業(yè)在有限的時(shí)間內進(jìn)行改造投入。

當公司硬件不符合認證要求時(shí)，作為公司人員，要認識到認證不是目的，作為一個(gè)企業(yè)，生產(chǎn)符合質(zhì)量標準的產(chǎn)品是市場(chǎng)競爭的基本法則、是企業(yè)生存的道德準則、是履行社會(huì )責任，企業(yè)要做的，就是必須在符合質(zhì)量認證標準前提下，如何較節約、較高效地實(shí)施改造，以滿(mǎn)足認證所要求的所有標準條件。